托管单位接收档案是指，机构或个人囤积、收集的档案资料被托管给其他机构或个人负责保管、管理和维护的一种行为。这种行为在现代社会中越来越常见，由于档案资料内涵丰富，可以反映出一个时代、一个行业、一个组织的历史、经济、文化、社会等方面情况的变迁，因此得到了广泛关注和认可。

档案托管的形式

档案托管形式多样，一般可以分为正式和非正式两种：

• 正式托管是指，在有法律程序进行的情况下，被托管单位与托管单位之间签订合同，并由资格鉴定机构进行备案，托管期限明确。
• 非正式托管是指，被托管单位与托管单位之间未签订正式合同，托管期限不明确，须双方约定

档案托管的目的

档案托管的目的主要有以下几个方面：

• 节约存储空间：档案资料多且杂，需要占据大量的物理空间，通过外部托管可以有效节约存储空间。
• 专业保管：托管单位拥有专业的人员和设备，能够更好地保证档案的安全性和完整性。
• 便于查阅：档案资料根据规定的要求进行归档，并建立档案目录，便于后续的查阅和利用。

档案托管的风险

档案托管也存在风险，一些档案托管单位缺乏专业人员和管理经验，可能会导致以下几种问题：

• 档案资料遗失：由于管理不当或人为破坏等原因，会导致档案资料丢失。
• 档案资料泄密：托管单位的系统存在漏洞或管理人员有意泄漏档案信息，可能导致档案资料泄密。
• 档案资料被篡改：托管单位管理人员恶意篡改档案资料，可能导致档案资料失去原有的真实性和准确性。

如何选择托管单位

选择一个合适的托管单位是保障档案安全的前提，在选择的过程中，需要考虑以下几个方面：

• 托管单位是否具有资质和经验：应该选择有营业执照、ISO认证等资质的托管单位，并了解托管单位管理、保管、维护档案的经验和能力。
• 托管单位的安全设施：查看托管单位的设施是否达到标准，门禁是否严格，机房是否有监控和报警设施。
• 托管期限和费用：确定托管期限和费用，并了解过程中是否会包含其他费用。

如何管理托管档案

在确定好托管单位后，还需要对托管的档案进行管理，具体如下：

• 档案分类：根据档案的内容和使用情况进行分类和归档，建立清晰目录。
• 档案检索：建立检索系统，方便查找需要的档案。
• 档案保密：建立保密制度，对涉及到个人隐私、商业机密等档案资料进行保密处理。

总之，在个人和机构进行档案托管时，需要认真选择和管理好托管单位，以确保档案资料的安全、完整和便于查阅使用，也需要在日常管理中加强档案保管意识，避免档案泄露和遗失等问题的出现。